Organizacja konferencji jest sporym wyzwaniem. Organizatorzy stają przed ogromem wyborów, dbając o to, aby każdy uczestnik odnalazł się podczas wydarzenia. Z pomocą przychodzą nowe technologie, które znacznie ułatwiają pewne kwestie.

XXI wiek przyniósł ze sobą ogrom technologicznych ulepszeń, które bez większych komplikacji można użyć podczas organizowania konferencji w hotelu. Nowe technologie są ułatwieniem nie tylko dla organizatorów, ale także dla uczestników wydarzenia, gdyż mogą mieć oni zdalny dostęp do mapy, czy planu konferencji w hotelu.

Nowe technologie rewolucjonizują proces organizacji konferencji. Zdalnie stworzona lista gości wraz z potwierdzeniem przybycia oraz listą potencjalnych gości m.in. prasy jest doskonałym rozwiązaniem dla osób, które nie chcą popełnić żadnego błędu przy usadzaniu gości, organizacji noclegu, czy planowaniu menu. Dzięki stworzonej bazie gości system sam może wysłać zaproszenia i automatycznie potwierdzać chęć przybycia. Technologia znacznie ułatwia również rejestrację uczestników konferencji w hotelu np. przez skanowanie kodów kreskowych, które uczestnicy dostają sms-em, bądź w zaproszeniu.

Konferencje On-Line

Nowoczesne metody komunikacji pozwalają na transmitowanie konferencji on-line dla osób, które nie mogły dotrzeć na konferencję w hotelu w Rzeszowie, bądź osób, które są zainteresowane poruszanymi tematami. Transmisja na żywo pozwala również na bieżące komentowanie wydarzenia przez oglądających, a opinie te mogą dać wskazówki organizatorom, co jest w konferencji dobre, co wymaga poprawy oraz które poruszane tematy są najciekawsze. Zdobyte informacje mogą być wykorzystane przy organizacji kolejnego eventu.

Nowym podejściem do konferencji jest organizacji wideokonferencji w hotelu. Rozwój technologii przyczynił się do tego, że dzięki Internetowi możemy bez problemu połączyć się z kimś, kto przebywa na drugim końcu świata, a w dodatku słyszeć go i widzieć tak, jakby siedział obok nas. Wykorzystując tę technologię hotele wychodzą naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów hotele oferują wynajem sali ze sprzętem do wideokonferencji. Dzięki czemu prelegent może z dowolnego miejsca na ziemi wygłosić swoje przemówienie oraz wejść w interakcje ze słuchaczami.